A todos les puede interesar saber cómo hacer una presentación en PowerPoint. Imagínate la escena, igual y te parece familiar. En la oficina es día de reunión. Quizás es la exposición de un nuevo producto o un plan de acción para expandir la marca. El punto es que nadie está prestando atención.
La presentación PowerPoint es malísima: está llena de elementos innecesarios: gráficos, números, paredes de texto. Además, es larguísima, más de 15 diapositivas. A los diez minutos, ya están todos pensando en otra cosa. En fin, es puro tiempo perdido. 50 minutos después, todos se retiran a su oficina. ¿Cuánto se les quedó de la presentación? Probablemente nada. Ella va a llegar a su computadora y hará una presentación en PowerPoint igual de mala. No tuvo ni tiempo ni las ganas de hacer una buena presentación. Así no tienen que ser las cosas.
Hay una variedad de tips para tus presentaciones de PowerPoint.
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La regla 10/20/30 de Guy Kawasaki
El primer punto a considerar es la regla de 10/20/30 de Guy Kawasaki. Esta regla es sobre cómo hacer una presentación en PowerPoint. También es un inversionista de Silicon Valley. En 1984, fue uno de los encargados de la mercadotecnia de Apple.
Kawasaki nos dice que él definió la regla de 10/20/30 por su trabajo, presentaciones y pitches terribles que utilizan 60 o más diapositivas. Mucha gente que no sabía cómo hacer una presentación en Power Point. Kawasaki nos asegura que esta regla es efectiva para cualquier tipo de presentación ejecutiva: ventas, conseguir inversionistas, adquirir colaboradores, etcétera.
Expliquemos las razones que Kawasaki da para justificar la regla de 10/20/30. Primero, las diez diapositivas. De acuerdo con él, esto ocurre debido a la naturaleza del ser humano. Una persona normal no puede llegar a entender más de diez conceptos en una junta. Desde luego, los inversionistas, tus compañeros e incluso tu jefe son todos personas normales.
Sobre los veinte minutos, Kawasaki asegura que es el tiempo más seguro. Debes considerar que tu presentación de diez diapositivas va a durar veinte minutos. Desde luego, normalmente tienes una hora. Por algún error técnico, puedes tomar diez minutos o más para lograr que funcione el corrector. Además, las personas van a llegar tarde y tener que irse temprano.
Para hablar de la regla de la tipografía de treinta puntos debemos definir lo que es el punto. Es utilizada para medir el tamaño de la letra y otros elementos en una página impresa. Muchas presentaciones tienen la letra pequeña para que quepa mucho texto en la diapositiva. El problema se da cuando se dan cuenta de que estás leyendo el texto mientras hablas. Ellos te van a dejar de prestar atención.
Después de todo, la lectura silenciosa del espectador es más rápida que la tuya en voz alta. Hay dos razones por la que las personas utilizan letra pequeña, escribe Kawasaki. La primera es que no conocen muy bien su material. Debido a esto, tienen que leer de la presentación en PowerPoint. Esto no es verdad. Esfuérzate en usar una letra que no sea más pequeño de treinta puntos. Kawasaki garantiza que esto hará que tus presentaciones sean mejores.
En resumen, la regla 10/20/30 de Guy Kawasaki propone:
- 10 diapositivas: Céntrate en lo esencial.
- 20 minutos: Deja tiempo para preguntas y comentarios.
- Tamaño de fuente de 30 puntos: Evita la tentación de llenar las diapositivas de texto.
Principios de diseño de David JP Phillips
Por otra parte, existe el libro «How to avoid death by PowerPoint” de David JP Phillips. En él, JP Phillips introduce cuatro principios del diseño para optimizar tus diapositivas. El primero de los cuatro principios para saber cómo hacer presentaciones de PowerPoint es tener un mensaje. Esto quiere decir, tener un mensaje por diapositiva.
Aquí se unen los principios de JP Phillips con la regla de Kawasaki. Cuando tienes más de un mensaje, las personas se pueden distraer. Más de un mensaje puede hacer que que las personas le presten atención a uno y no al otro. Así, uno de los dos se perderá. Solo hazlo simple, ten un solo mensaje por diapositiva.
El segundo principio de JP Phillips es ir a la memoria de trabajo. ¿Qué es la memoria de trabajo? Es un sistema cognitivo con una capacidad limitada. La memoria de trabajo es importante para el razonamiento y la toma de decisiones. La memoria de trabajo es peligrosa para tu presentación. ¿Qué se puede hacer para evitar esto? JP Phillips sabe lo que se debe hacer para aprender cómo hacer una presentación de PowerPoint. Se debe simplificar la presentación de PowerPoint. Aprende a usar el PowerPoint como debe ser utilizado: un auxilio para tu presentación. Corta tanto texto puedas de las diapositivas y deja solo fragmentos cortos y una imagen. Piensa en lo que específicamente le de fuerza a tu mensaje.
El tercero de los principios de JP Phillips lo mencionó también Kawasaki. Es el tamaño. Si sabes los tamaños correctos sabes cómo hacer una presentación de PowerPoint. La atención de los espectadores siempre va a ir hacia lo más grande. Si el encabezado es muy grande, la gente se va a ir a el y van a ignorar el contenido. Si el contenido es muy pequeño, la gente lo va a ignorar.
Seguimos con el contraste, el cuarto de los principios de JP Phillips. Comprender este principio es fundamental para entender cómo hacer una presentación en PowerPoint. El contraste controla el foco de atención. Por ejemplo, colores muy luminosos como el blanco van a llamar la atención demasiado, quitándosela al presentador. Se deben usar colores que relajan los ojos para que el presentador mantenga la atención.
Llegamos finalmente al último de los principios de JP Phillips, los objetos. Este es de los más importantes si quieres aprender bien cómo hacer una presentación. Definitivamente no diez o veinte. Muchas personas cargan sus presentaciones de imágenes y texto. Esto sencillamente confunde a la mayoría de los espectadores.
En resumen, los cinco principios de David JP Phillips son:
- Un mensaje por diapositiva: Evita distracciones y enfócate en un solo tema.
- Memoria de trabajo: Simplifica la presentación y utiliza imágenes.
- Tamaño: Utiliza tamaños adecuados para dirigir la atención.
- Contraste: Utiliza colores que relajen los ojos y mantengan la atención en el presentador.
- Objetos: No sobrecargues las diapositivas con demasiados objetos.
Otros consejos para presentaciones efectivas
Además de los consejos de Kawasaki y Phillips, considera los siguientes puntos para mejorar tus presentaciones:
- Limita el texto: La presentación complementa tu exposición, no la reemplaza.
- Simplifica los conceptos: Presenta un único tema por diapositiva.
- Define los puntos clave: No deberían ser más de tres.
- Crea un guion: Planifica la presentación como una historia con introducción, trama y final.
- Utiliza listas numeradas: Facilitan el seguimiento del orden natural.
- Evita abrumar con información: Ofrece la información masticada y resumida.
- Elige una tipografía adecuada: Asegúrate de que sea legible y profesional.
- Incrusta las fuentes: Garantiza que la presentación se verá igual en cualquier PC.
- Utiliza imágenes de calidad: Huye de los cliparts y de las imágenes de stock con marca de agua.
- Reduce las animaciones y transiciones: Distraen del contenido.
- Simplifica los gráficos: Muestra solo los datos que vas a tratar.
- Inserta videos correctamente: Sube el video a YouTube y añade un enlace en la presentación.
Siguiendo estos puntos clave, podrás diseñar presentaciones increíbles.
Recapitulemos, para terminar. La regla 10/20/30, de diez diapositivas, 20 minutos y treinta puntos para la letra. Luego, los cinco principios de JP Phillips. Sigue ir a la memoria de trabajo. Luego, saber usar los tamaños. Cuarto y quinto son manipular bien el contraste y no tener más de 6 objetos por página. Establece un mensaje por diapositiva: recuerda no irte por las ramas, si hablas de más de un tema a la vez te puedes confundir. Utiliza contenido e imágenes de calidad: nada de estar inventando la información, sobre todo si se trata de una presentación seria como las de trabajo.
El estilo de Steve Jobs
¿Quién ha realizado las mejores presentaciones en los últimos diez años? Es difícil y peligroso contestar una pregunta tan general como ésta. Todo depende del punto de vista, de cómo se mida. Pero elijamos a alguien para tomarlo como ejemplo: Steve Jobs, que fue nombrado a finales de 2009 “Director ejecutivo de la década”.
Steve Jobs fue considerado uno de los ejecutivos más brillantes y relevantes del mundo de los negocios de las últimas décadas. Sus presentaciones en las ferias de Apple eran momentos estelares seguidos como si de un acto religioso se tratase por miles de fans y con enorme atención por expertos y periodistas de todo el mundo (Por qué nos vuelve locos Steve Jobs sobre un escenario).
Evidentemente, el estilo de las presentaciones de Steve Jobs no es apropiado para todo tipo de presentación, ni todo el mundo se puede comportar como una “estrella de televisión” como el fallecido fundador de la compañía de la manzana, pero ciertos aspectos sí que pueden aplicarse en cualquier presentación.
En Internet se pueden encontrar numerosos artículos dedicados a analizarlas, incluso se ha escrito un libro al respecto. Pero ¿todo el éxito de las presentaciones de Steve Jobs se puede resumir en un puñado de consejos? Evidentemente, no. Éstas eran el resultado de cientos de horas de trabajo de cientos de personas: nosotros sólo veíamos a Steve Jobs, pero “detrás del telón había mucha gente” colaborando para que todo funcionase a la perfección (Behind the magic curtain). Además, la perfección también se logra con el tiempo y la práctica.
Llegar a ser un experto requiere un gran esfuerzo: tiempo y dedicación. Después de estudiar la vida de varios “expertos” o “triunfadores”, Malcolm Gladwell en su libro Outliers: The Story of Success establece que son necesarias 10000 horas de práctica para llegar a ser experto en algo.
Si suponemos que un año tiene 46 semanas de trabajo, y cada semana supone 40 horas de trabajo (1840 horas al año), serían necesarios cinco años y medio de práctica continuada a ese ritmo de esfuerzo para llegar a ser un experto en algo.
Para Anders Ericsson, la práctica deliberada no significa simplemente repetir una tarea. Por el contrario, se trata de establecer unos objetivos específicos, obteniendo una respuesta inmediata, y concentrarse tanto en la técnica como en el resultado obtenido. Es decir, para que la práctica sea significativa y produzca resultados tiene que ser consciente.
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