Organizar una carrera de ciclismo es un proceso complejo que requiere una planificación meticulosa y atención a múltiples variables. Ya sea una competición oficial o una marcha ciclista no competitiva, el éxito del evento depende de una correcta organización.
Por suerte, las actividades deportivas han despertado un enorme interés entre el público en general, sea de cualquier edad o condición social. La conciencia de realizar actividades físicas para cuidar y mantener la salud ha calado al punto de que proliferan estos eventos deportivos con una gran asistencia de participantes y espectadores. Por doquier, y casi en cualquier fecha, se observan pruebas deportivas de atletismo, ciclismo, senderismo, trail entre otros.
Sin embargo, esta proliferación de actividades deportivas, sea cual sea su finalidad, puede dar una falsa idea de hacer pensar que la planificación, organización y logística de un evento deportivo o carrera popular es muy fácil de llevar a cabo, algo así como soplar y hacer botella. Ya sea para algunos cientos o para miles de participantes, el organizador de una prueba deportiva debe tener el mismo cuidado, tanto para una pequeña como para una gran actividad, y cumplir además con rigurosidad varios pasos y requisitos para que el evento sea seguro y tenga un final feliz.
Organizar debidamente una carrera popular o evento deportivo favorece la repetición de ésta y buena afluencia por parte de los participantes. Hay que tomar ejemplo de grandes pruebas que ya son ejemplo de buena praxis. Eventos muy consolidados que tanto gustan a los participantes.
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Planificación Inicial
La planificación de la actividad deportiva es una fase previa fundamental para que el evento se realice con éxito. Se trata en esencia de imaginar y poner sobre el papel el desarrollo de cada una de las fases -antes, durante y después- para que no quede cabo suelto y no tenga que improvisarse sobre la marcha.
Lo primero que debes hacer es elegir la modalidad ciclista de la competición: ¿será ciclismo en carretera o ciclismo de montaña, con las populares BTT o MTB? ¿Va a ser una prueba individual o por equipos?
Una vez sepas el punto anterior, es hora de elegir el momento y lugar más adecuados para la celebración de tu carrera de ciclismo. En cuanto a la fecha, deberás tener en cuenta el calendario de competiciones ciclistas para fijar un día que no coincida con ninguna otra prueba y asegurarte así una mayor asistencia.
En lo relativo a la ubicación, es especialmente importante si se trata de una carrera de montaña o mountain bike, ya que deberías escoger un entorno agradable y con cierto encanto, que anime a los acompañantes a ir a ver la carrera.
Para ello, es muy útil preguntarse dónde se llevará a cabo la actividad, cuál sería el mejor contexto que pueda brindar seguridad, amplios espacios para que los corredores o ciclistas se sientan cómodos en su desempeño, estacionamiento y control sobre el público y los participantes. En esos casos los parques pueden ser la mejor opción. Si la magnitud del evento es mayor, entonces las calles de la ciudad serían el escenario ideal y para ello debe contarse con permisos especiales y la colaboración de la policía, bomberos, servicios médicos, entre otros.
Otra pregunta fundamental para planificar un evento deportivo es el de la fecha de realización. Lo usual es que al menos se tengan seis meses de preparación, y que el día de la actividad brinde las condiciones climáticas adecuadas. Elegir un día en particular para conmemorar una fecha en especial (Día de la Mujer, Día de la lucha contra el cáncer, Día de la familia…), le da mayor impacto al evento y permite convocar a un público específico y llamar así la atención de la sociedad sobre el tema.
Llegamos a un factor de gran importancia: el recorrido. Además de establecer una ruta apropiada en función de la dificultad de la prueba, teniendo en cuenta tanto la distancia como el tipo de terreno, es tu deber asegurarte de que el recorrido esté señalizado según la normativa. Además, deberás colocar varios puntos de avituallamiento a lo largo del recorrido y vallarlo en el caso de que sea necesario -lo que suele ser más común en las carreras ciclistas urbanas-.
Otro aspecto imprescindible antes de poner en marcha tu carrera de ciclismo es notificarlo a las autoridades pertinentes y solicitar los permisos y licencias requeridas.
El secreto del éxito de todo evento está en la eficacia de su promoción. En fin, debe cubrirse todo el espectro de posibilidades para que los amantes del deporte conozcan de la actividad y participen.
Este paso es importantísimo y debe consultarse hasta agotar todas las instancias respectivas. Dependerá de cada región, pues los requisitos y exigencias varían según cada localidad, y usualmente son los ayuntamientos y delegaciones del gobierno los organismos que tienen siempre la última palabra y decisión sobre estos aspectos.
Aspectos Financieros
Con el proyecto del evento de atletismo o ciclismo ya planificado y habiendo ya consultado todos los permisos necesarios para su ejecución, debe pensarse al mismo tiempo en el presupuesto involucrado. Tener claro todos los gastos permitirá decidir el monto de la inscripción, ofertar patrocinios y hacer así sustentable el evento para que no haya pérdidas.
Algunas carreras BTT solo cuentan con una primera y única edición porque los organizadores cayeron en el error de no ser realistas en su presupuesto. Ten en cuenta que la primera edición de una carrera tiene que competir con otras asentadas y ya conocidas. Los ingresos te llegarán procedentes del pago de las inscripciones, algunas ayudas institucionales y los patrocinios que puedas obtener, ya sean públicos o privados.Durante la organización de una carrera de ciclismo no debes dejar de lado la parte del marketing, promoción y patrocinio deportivo. Además, es importante que busques la colaboración de uno o varios patrocinadores que te ayuden a sufragar los gastos del evento a cambio de publicidad de su marca, por ejemplo, en las camisetas de los ciclistas.
Seguridad y Permisos
Para celebrar una carrera BTT hay que movilizar una importante cantidad de recursos. Tendrás que pedir permiso al organismo correspondiente en tu comunidad autónoma (ya sea la Junta, la Diputación, la Delegación de Gobierno, etc.) y contar con asistencia médica, además de cortar, si es el caso, alguna vía pública en algún tramo. Entrarás en contacto con organismos y personas que ya han tratado estos temas cuando se ha recurrido a ellos para poner en marcha otras competiciones.
Un seguro de responsabilidad civil.
Contar con un buen plan de seguridad para el día del evento es un requisito imprescindible.
En caso de que la autorización que necesites sea competencia de la DGT, puedes hacerlo a través de nuestros servicios telemáticos. La DGT siempre ha de elaborar el informe para establecer los servicios de vigilancia necesarios a disponer durante el desarrollo del evento.
Antes de las 12:00 horas del último día hábil anterior al del inicio del evento, el organizador deberá identificar, a través de TRAZA, al personal auxiliar que estará habilitado para prestar los servicios de vigilancia en los puntos de interés determinados.
Satisfacción del Participante
Los participantes son la parte más importante de toda carrera ciclista, por lo que debes asegurarte de que inscribirse en ella resulte sencillo y accesible para todos.
Por muchos recursos que movilicemos, si los participantes no quedan satisfechos será difícil que vuelvan a repetir en una posible próxima edición. Cerciórate de que tengan una experiencia satisfactoria poniendo énfasis en todos los detalles, como la bolsa del corredor, la comida y bebida que se da en los avituallamientos, el ratio de servicios/corredor, el acceso, los regalos y los trofeos. Después de la prueba puedes hacerles llegar un test anónimo a los participantes para que valoren aspectos concretos del evento y sacar conclusiones para mejorar.
Duatlón: Un Ejemplo Detallado
Un claro ejemplo es el duatlón, un tipo de deporte individual y de resistencia que combina atletismo y ciclismo. El duatlón se considera una variante del triatlón. Sus aficionados deben estar preparados físicamente para aguantar el itinerario que se debe seguir: carrera a pie, ciclismo y carrera a pie. El cronómetro no se para en toda la competición, que consta de tres tipos de distancias que los participantes deben escoger:
- Sprint: 5km + 20km + 2,5km
- Olímpica o corta: 10km + 40km + 5km
- Larga: 14km + 60km + 7km
El deportista comienza el primer segmento del recorrido corriendo. Seguidamente, coge una bicicleta para hacer la segunda parte del itinerario. Finalmente se termina la prueba corriendo. Los recorridos pueden realizarse en tierra, asfalto o arena. Dependiendo de esto, se debe escoger un tipo de bicicleta e indumentaria concreto.
Cabe destacar que dentro del mismo duatlón existen otras variantes más duras. Una de ellas es el duatlón cros, que se realiza por montaña. La que mayor resistencia física exige es el Powerman, similar al Ironman en el triatlón.
Cómo Organizar una Competición de Duatlón
La organización de cualquier evento deportivo lleva meses de trabajo por adelantado. Son muchos los factores a tener en cuenta, como la seguridad, la gestión de los voluntarios o el control de las inscripciones. Además, uno de los elementos más importantes es el reglamento deportivo. En él se recogen las normas que rigen la prueba de duatlón. También se indica todo lo relacionado con el evento: día, hora, recogida de dorsales, desniveles, etc.
Así pues, aquí te resumimos los principales puntos que debes tener en cuenta para organizar un duatlón:
- Fecha y lugar: La primera fase consiste en escoger el lugar donde se organice el evento, ya que pueden haber otros que eclipsen nuestra prueba. Tener en cuenta la climatología también es importante: correr con mucho frío o calor o con lluvia puede provocar algún susto. En referencia al circuito, es necesario organizarlo de tal forma que no haya ningún obstáculo o peligro.
- Estudio de mercado: Cuando se organiza la primera edición de un evento deportivo, en este caso de duatlón, es necesario ser realista. Para ello es necesario hacer un estudio de mercado. A partir de este podrás fijar un número de inscripciones coherente.
- Presupuesto: Es fundamental realizar un presupuesto detallado y completo. Cuantos más detalles se añadan, mejor. A lo largo de su confección te darás cuenta de todos aquellos gastos de los que puedes prescindir.
- Permisos: Una vez aclarados el día, lugar y circuito, hay que pedir los permisos necesarios para el evento. Para ello debes reunirte con las autoridades pertinentes de tu ciudad. Ellos te explicarán todos los documentos necesarios, ya sea para seguridad, impacto medioambiental, etc. ¡Debes tener toda la documentación necesaria para organizar la competición de duatlón!
- Patrocinadores: Conseguir sponsors de primeras no es tarea fácil. Aun así, contacta con empresas de tu localidad que puedan ser posibles patrocinadores. A cambio podrán publicitar su marca, producto o servicio. También es recomendable ir a otros eventos donde asistan personas relacionadas con el patrocinio. Enviar correos electrónicos o preparar flyers explicando la prueba de duatlón también son otras ideas a tener en cuenta.
- Seguridad: Garantizar la seguridad de los participantes es muy importante. Para ello debes tener controlados distintos factores. Algunos de ellos son el tráfico, contar con puntos de avituallamiento, un seguro de accidentes y personal sanitario. Los puntos de avituallamiento se sitúan en un lugar del circuito que no suponga ningún peligro para nadie. En ellos hay líquidos y sólidos para refrescar a los participantes y deben estar dotados de personal. Además, a lo largo del recorrido debes tener un equipo de especialistas para tratar cualquier percance médico. Conforme a la ley, es necesario contar con un seguro de responsabilidad civil que cubra a los participantes y todo el personal.
- Inscripciones: Para no hacerte ningún lio con las inscripciones, es recomendable contratar una plataforma que tenga el pago integrado.
- Voluntarios: Al ser la primera vez que organizas una competición de duatlón, el margen de beneficio es ajustado. Un equipo de voluntarios es clave para el funcionamiento del evento. Ellos se encargaran de los avituallamientos, de las bolsas del corredor, del servicio de guardarropa y más.
Seguro de Responsabilidad Civil para Ciclistas
Para el uso aficionado y amateur de la bicicleta NO es obligatorio contratar la garantía de RC, pero SI ES RECOMENDABLE, aunque si se tiene contratado un seguro del hogar es muy probable que ya tenga cubierto los daños a terceros que pueda ocasionar a cualquier tercero.
Sí, puede, pero es importante que conozca las condiciones que ponen las compañías aseguradoras para cubrir esta garantía. Siempre tienen exclusiones por el uso incorrecto de los sistemas de anclaje, franquicias elevadas o depreciación por años de la bicicleta.
Sí, puede, pero es importante que conozca las condiciones que ponen las compañías aseguradoras para cubrir esta garantía. Como en el robo, esta garantía contiene exclusiones, franquicias y depreciaciones que son importante que sepa antes de contratar.
R.C. Ocurrido un hecho que pudiera dar lugar a la prestación de alguna de las garantías cubiertas en el contrato, será requisito indispensable la comunicación inmediata del siniestro, a través de llamada desde España al 93 300 10 50, desde el extranjero al +34 93 300 10 50, fax, u otro medio que deje constancia de la comunicación de dicho siniestro, quedando expresamente excluidas con carácter general aquellas prestaciones que no hayan sido comunicadas previamente a ARAG y aquellas para las que no se hubiera obtenido la correspondiente autorización. En caso de asistencia por pinchazo o avería mecánica el asegurado se acercaría a la vía más cercana para la circulación de automóviles, y allí recibirá la asistencia ciclista.